A klagede over det samarbejde, som Udenrigsministeriet havde haft med Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet i forbindelse med den politimæssige efterforskning af en efterfølgende frafaldet sigtelse mod A for bedrageri.
Det fremgik bl.a. af sagen, at der blev afholdt et møde mellem repræsentanter for Udenrigsministeriet og repræsentanter for Statsadvokaturen for Særlig Økonomisk Kriminalitet, og at Udenrigsministeriet på dette møde udleverede oplysninger vedrørende A's forhold. Der fandtes ikke i sagens akter referat af drøftelsen eller notat om, hvilke oplysninger Udenrigsministeriet havde videregivet. I flere skrivelser til A havde ministeriet - som svar på klager over, at Udenrigsministeriet ved sin assistance til anklagemyndigheden havde ødelagt firmaets eksportarbejde i Kina, Hong Kong og andre lande - meddelt, at ministeriet alene havde ydet statsadvokaten den assistance, der sædvanligvis ydes i sådanne situationer.
I anledning af klagen anmodede jeg i henhold til ombudsmandslovens § 6, stk. 5, Udenrigsministeriet om en redegørelse for, hvilke typer oplysninger Udenrigsministeriet videregiver til politiet og anklagemyndigheden, samt om den nævnte fremgangsmåde i forbindelse hermed, herunder i hvilket omfang det senere kan fastlægges, hvilke oplysninger Udenrigsministeriet har videregivet. Jeg tilkendegav i denne forbindelse, at det var min umiddelbare opfattelse, at der under den nugældende retstilstand (lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen) formentlig eksisterer en pligt til at udfærdige mødereferater og gøre notater af den nævnte art, jf. herved princippet i § 6 i offentlighedsloven.
Udenrigsministeriet svarede i skrivelse af 17. juli 1989 efter forinden at have indhentet en udtalelse af 20. juni 1989 fra Justitsministeriets lovafdeling om betydningen af § 6 i offentlighedsloven.
Offentlighedslovens § 6, stk. 1, indeholder følgende bestemmelse:
"I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed, skal en myndighed, der mundtligt modtager oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af betydning for sagens afgørelse, eller som på anden måde er bekendt med sådanne oplysninger, gøre notat om indholdet af oplysningerne. Det gælder dog ikke, såfremt oplysningerne i øvrigt fremgår af sagens dokumenter."
Justitsministeriet gav udtryk for, at § 6 ikke umiddelbart finder anvendelse på en situation som den, der gav anledning til mit spørgsmål, bl.a. fordi bestemmelsen alene omfatter modtagelse og ikke afgivelse af oplysninger.
Udenrigsministeriet anførte i en udtalelse bl.a.:
"...
Det bemærkes, at Udenrigsministeriet ikke centralt registrerer de tilfælde, hvor oplysninger i sådanne sager videregives til andre myndigheder - herunder til politi og anklagemyndighed. En beskrivelse af, hvilke typer oplysninger ministeriet i overensstemmelse med de forvaltningsretlige regler og principper på området afgiver, kan således vanskeligt gives generelt, idet udgangspunktet må tages i de enkelte sager.
Det er under alle omstændigheder meget sjældent, at Udenrigsministeriet videregiver oplysninger til politi og anklagemyndighed, og dette er - så vidt vides - hidtil alene sket efter begæring fra de nævnte myndigheder. Det er dette forhold, der er understreget i Udenrigsministeriets skrivelse af 11. maj 1987 til (A), hvoraf fremgik, at man alene havde begrænset sig til at besvare spørgsmål fra politi på normal vis.
Udenrigsministeriet har i sagens anledning anmodet Justitsministeriet om en udtalelse om, hvorvidt der efter ministeriets opfattelse består en pligt til at udfærdige mødereferater og gøre notater om mundtligt afgivne oplysninger til politiet eller anklagemyndigheden i forbindelse med efterforskningen af konkrete straffesager. Der vedlægges kopi af Justitsministeriets svar af 20. juni 1989. Udenrigsministeriet deler den opfattelse, som er kommet til udtryk i Justitsministeriets skrivelse.
"...
I en supplerende udtalelse oplyste Udenrigsministeriet følgende:
"...
Hertil bemærkes, at Udenrigsministeriet under møde med Statsadvokaturen den 28. august 1984 udleverede 3 sagsmapper til denne. Indholdet af disse mapper svarer til indholdet af de 2 mapper, som blev sendt til Dem ved skrivelse herfra af 9. juli 1987. Det bemærkes, at handelsafdelingen i 1984 havde 3 mapper vedrørende (A), hvoraf indholdet af den ene senere - inden juli 1987 - er blevet overført til de to andre mapper.
Supplerende kan oplyses, at generalkonsul C, som på Udenrigsministeriet's vegne deltog i møderne med Statsadvokaturen for Særlig Økonomisk Kriminalitet, har meddelt, at han ikke under disse møder afgav konkrete oplysninger om (A) udover at henvise til det indkomne skriftlige materiale vedrørende selskabet."
I en skrivelse til Udenrigsministeriet udtalte jeg følgende:
"Først skal jeg bemærke, at jeg kan tilslutte mig Justitsministeriets opfattelse, hvorefter offentlighedslovens § 6 ikke finder direkte anvendelse i tilfælde som det, der gav anledning til, at denne sag blev rejst.
Det følger imidlertid efter min opfattelse af god forvaltningsskik, at en myndighed - også uden for de tilfælde, der er omfattet af § 6 i offentlighedsloven - drager omsorg for at foretage skriftligt notat om alle ekspeditioner af væsentlig betydning for behandlingen af en sag, og som ikke fremgår af sagens akter i øvrigt, jf. Niels Eilschou Holm, Juristen 1986, Forvaltningsloven som minimumslov, side 242-243.
Således som sagen nu foreligger oplyst, må jeg lægge til grund, at Udenrigsministeriet under et møde udleverede 3 sagsmapper vedrørende (A) til Statsadvokaturen for Særlig Økonomisk Kriminalitet, og at en ikke uvæsentlig del af disse oplysninger måtte anses for fortrolige. En sådan generel og usorteret videregivelse af fortrolige oplysninger ville efter den nugældende retstilstand kun kunne ske, såfremt betingelserne i § 28 i forvaltningsloven (lov nr. 572) af 15. december 1985) var opfyldt, og det ville efter min mening stemme bedst med det ovenfor omtalte princip, såfremt det var blevet noteret i sagen, at sagens akter var blevet udlånt.
Det tilføjes, at jeg finder det beklageligt, at denne oplysning ikke fremkom i forbindelse med min behandling af klagen fra (A), men først i forbindelse med, at jeg rejste det generelle spørgsmål om notatpligt."