Ombudsmanden giver besked om klagen til de myndigheder, klagen handler om. I nogle tilfælde sendes en klage videre til myndighederne. Det er en central del af sagsbehandlingen, at myndighederne tager stilling til det, der bliver klaget over.
Når en klage vedrører en person, f.eks. en sagsbehandler i en myndighed, informerer ombudsmanden normalt personen om klagen. Efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har alle ret til at få at vide, at myndigheder og andre har oplysninger om dem i deres it-system.
Hvis nogen beder om aktindsigt i en klagers sag hos ombudsmanden, vil ombudsmanden behandle anmodningen efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven samt principperne i forvaltningsloven og offentlighedsloven mv. Det er muligt, at andre har ret til at få indsigt i nogle af oplysningerne i sagen.
Notat om indsigt i oplysninger og sager hos Folketingets Ombudsmand efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven samt principperne i forvaltningsloven og offentlighedsloven mv.