Navn og adresse
Ombudsmanden skal kende en klagers navn og adresse.
Whistleblower
Er man blevet bekendt med ulovligheder eller uforsvarlige forhold i den offentlige forvaltning, kan man rette anonym henvendelse til ombudsmanden uden at oplyse sit navn (som whistleblower). Men det kan have betydning for vurderingen af f.eks. troværdigheden af oplysningerne, at ombudsmanden kender navnet på den, der henvender sig.
Vi gør opmærksom på, at vi ikke kan love at holde et navn hemmeligt, hvis vi først kender det. Får vi oplyst et navn mundligt, skal vi notere det på sagen. Har vi først noteret navnet ned, kan vi ikke slette det igen.
Klageskema
Der er intet krav om, at man bruger klageskemaet. Men vi opfordrer til, at klagere bruger skemaet og samtidig vedhæfter de afgørelser, de er utilfredse med, og/eller andre vigtige bilag.
En klage kan også sendes via den digitale postkasse (Digital Post). Der er f.eks. adgang til den digitale postkasse på Borger.dk.
Bilag til klagen
De afgørelser, som klagen handler om, og eventuelle andre bilag, som har betydning for sagen, skal vedhæftes/vedlægges klagen til ombudsmanden.
Ombudsmanden har ikke direkte adgang til myndighedernes sager.
Klagere opfordres til at sende bilag via den digitale postkasse, som der bl.a. er adgang til på Borger.dk.
Ombudsmanden kan ikke hente filer ned fra eksterne links - bl.a. af it-sikkerhedsmæssige grunde.
Sproget i klagen
Vi gør os altid umage med at forstå de klager, vi modtager, uanset om de er skrevet i et juridisk eller helt almindeligt sprog. Det er ikke nødvendigt at få en advokat til at skrive klagen.
Er det usikkert, hvad klagen handler om, vil vi i de fleste tilfælde vejlede klageren om hans/hendes muligheder eller bede klageren om at skrive mere præcist, hvad klagen drejer sig om.