En virksomhed havde anmodet Moderniseringsstyrelsen om et dataudtræk fra styrelsens indkøbsdatabase i form af oplysninger om det samlede beløb, som leverandører havde faktureret til institutioner i staten i henholdsvis 2013 og 2014. Det fremgik, at der i det ønskede udtræk indgik oplysninger om fakturasummer vedrørende mere end 53.000 leverandører, og at disse fordelte sig på ca. 140 statsinstitutioner, herunder Moderniseringsstyrelsen selv.
Efter ombudsmandens opfattelse var der mest, der talte for at fortolke bestemmelsen i offentlighedslovens § 11, stk. 1, om dataudtræk sådan, at der i opgørelsen af en myndigheds ressourceforbrug også kan medregnes den tid, der går med at foretage de sagsbehandlingsskridt, som er nødvendige for at fastslå, om et dataudtræk indeholder oplysninger, der er omfattet af offentlighedslovens §§ 19-35. Der vil således kun være ret til dataudtræk, hvis alle de sagsbehandlingsskridt, som er nødvendige for at sikre, at de hensyn, der er nævnt i §§ 19-35, tilgodeses – og selve dataudtrækket – kan foretages ved ”få og enkle kommandoer”.
Det kunne derfor ikke give ombudsmanden anledning til kritik, at Moderniseringsstyrelsen havde lagt til grund, at der i opgørelsen af styrelsens ressourceforbrug efter offentlighedslovens § 11, stk. 1, også kunne medregnes den tid, der ville gå med at foretage de sagsbehandlingsskridt, som var nødvendige for at fastslå, om dataudtrækket indeholdt oplysninger, der var omfattet af offentlighedslovens §§ 19-35.
Ombudsmanden kunne ikke tilsidesætte Moderniseringsstyrelsens vurdering af, at det var nødvendigt at indhente oplysninger fra de øvrige statsinstitutioner og eventuelt fra leverandørerne for at kunne tage stilling til, om udtrækket indeholdt oplysninger om drifts- og forretningsforhold eller oplysninger af betydning for statens sikkerhed eller rigets forsvar, som kunne undtages fra aktindsigt efter offentlighedslovens §§ 30, nr. 2, eller 31.
Under hensyn til, at der var tale om mere end 53.000 leverandøraftaler fordelt på ca. 140 institutioner, kunne ombudsmanden ikke kritisere, at Moderniseringsstyrelsen fandt, at de nævnte oplysningsskridt krævede flere ressourcer, end der kunne kræves efter offentlighedslovens § 11, stk. 1.
(Sag nr. 16/01840)