En tidligere regionsrådsformand havde givet Statsforvaltningen, Tilsynet koden til den mailboks, som han havde brugt i forbindelse med sin valgkamp op til folketingsvalget i 2015. Han havde på eget initiativ givet koden til Tilsynet til brug for behandlingen af en tilsynssag, som angik den daværende regionsrådsformands brug af en af regionens ansatte i forbindelse med valgkampen. Tilsynet havde dog ikke haft brug for at skaffe sig adgang til mailboksen for at kunne behandle sagen.
En borger bad efterfølgende om aktindsigt i indholdet af de e-mails, der lå i den tidligere regionsrådsformands kampagne-mailboks. Tilsynet afviste at give aktindsigt, fordi Tilsynet ikke havde åbnet mailboksen.
I forbindelse med ombudsmandens behandling af sagen oplyste Tilsynet, at det ikke havde modtaget et link eller en e-mailadresse, hvortil koden kunne anvendes. Under disse omstændigheder mente ombudsmanden ikke, at mailboksens indhold var ”indgået til eller oprettet af” Tilsynet, jf. offentlighedslovens § 7, stk. 1. Situationen kunne efter ombudsmandens opfattelse sidestilles med den situation, hvor en myndighed kun har adgang til dokumenter via en ekstern database.
Ombudsmanden havde på den baggrund ikke grundlag for at kritisere, at Tilsynet havde afvist borgerens anmodning om aktindsigt.
(Sag nr. 15/05316)