En journalist havde anmodet to kommuner om dataudtræk fra deres lønsystemer af oplysninger om navn, stillingsbetegnelse, afdeling, ansættelsestid og løn for en række ansatte for årene 2010-2013.
Efter ombudsmandens opfattelse var der mest, der talte for at fortolke bestemmelsen i offentlighedslovens § 11, stk. 1, om dataudtræk sådan, at der i opgørelsen af en myndigheds ressourceforbrug også kan medregnes den tid, der går med at foretage de sagsbehandlingsskridt, som er nødvendige for at fastslå, om et dataudtræk indeholder oplysninger, der er omfattet af offentlighedslovens §§ 19-35. Der vil således kun være ret til dataudtræk, hvis alle de sagsbehandlingsskridt, som er nødvendige for at sikre, at de hensyn, der er nævnt i §§ 19-35, tilgodeses – og selve dataudtrækket – kan foretages ved ”få og enkle kommandoer”.
Det kunne derfor ikke give ombudsmanden anledning til kritik, at Statsforvaltningen havde lagt til grund, at der i opgørelsen af kommunernes ressourceforbrug efter offentlighedslovens § 11, stk. 1, også kunne medregnes den tid, der ville gå med at foretage de sagsbehandlingsskridt, som var nødvendige for at fastslå, om dataudtrækket indeholdt oplysninger, der var omfattet af offentlighedslovens §§ 19-35.
Ombudsmanden havde ikke anledning til at kritisere, at Statsforvaltningen anså det for nødvendigt for kommunerne at høre de berørte medarbejdere, inden der kunne tages stilling til anmodningerne om dataudtræk, for at kommunerne kunne sikre sig, at der blev truffet korrekte afgørelser efter offentlighedslovens § 11. Ombudsmanden kunne heller ikke kritisere, at Statsforvaltningen havde vurderet, at de ressourcer, der ville være forbundet med at høre medarbejderne, ville være af et omfang, der i sig selv oversteg det ressourceforbrug, som en myndighed var forpligtet til at anvende efter offentlighedslovens § 11, stk. 1.
På den baggrund havde ombudsmanden ikke anledning til at kritisere Statsforvaltningens opfattelse af, at kommunerne ikke var forpligtede til i medfør af offentlighedslovens § 11, stk. 1, at foretage dataudtræk fra deres lønsystemer, da det ikke ville kunne ske ved få og enkle kommandoer.
(Sag nr. 16/02095 og 16/02193)