En mand havde en omfattende korrespondance med kommunen om sin søn og sit engagement i handicappolitisk arbejde. Kommunen samlede sine svar til manden, så det enkelte brev vedrørte både sønnens sager og mandens generelle handicaprelaterede sager. Kommunen oprettede også en journalsag, hvor alle breve til og fra manden blev journaliseret.
Kommunens samlede svar indebar, at der i forbindelse med bl.a. journalisering af svarene var behandlet oplysninger om sønnen på journalsagen og i visse tilfælde også på mandens generelle handicaprelaterede sager. Manden klagede til ombudsmanden over, at kommunen ikke ville adskille svarene vedrørende hans søn og hans handicaprelaterede sager.
Ombudsmanden lagde til grund, at oplysningerne om sønnen ikke var relevante for den indholdsmæssige behandling af mandens generelle handicaprelaterede sager. Behandlingen var heller ikke nødvendig af hensyn til koordinering og styring af korrespondancen, da journalsagen varetog dette formål.
Ombudsmanden udtalte, at det følger af forudsætningerne om nødvendighed efter §§ 6-8 i persondataloven og relevans efter § 5, stk. 3, at kommunen ikke burde behandle personoplysninger om mandens søn på hans generelle handicaprelaterede sager. Kommunen burde derfor have adskilt sine svar på mandens henvendelser, alt efter om besvarelserne vedrørte sønnens sager eller mandens generelle handicaprelaterede sager, således at der ikke i forbindelse med journalisering af de samlede besvarelser på mandens generelle handicaprelaterede sager blev behandlet personoplysninger om sønnen.
Ombudsmanden havde ikke bemærkninger til, at kommunens samlede svar var blevet journaliseret på journalsagen. Han havde heller ikke bemærkninger til, at mandens eventuelle breve om både sønnen og generelle handicappolitiske forhold var blevet journaliseret på både sønnens sag og mandens generelle sager.
(Sag nr. 14/01571)