En journalist klagede til ombudsmanden over, at Statsministeriet havde givet afslag på aktindsigt i fire dokumenter. Det drejede sig om en e-mail fra Statsministeriet til Justitsministeriet, hvor Statsministeriet anmodede om bemærkninger fra Justitsministeriet til brug for statsministerens besvarelse af et spørgsmål fra Folketinget, og tre e-mails fra Statsministeriet til Justitsministeriet, hvor Statsministeriet gav bidrag til materiale til justitsministeren.
Ombudsmanden var enig med Statsministeriet i, at de fire dokumenter var ministerbetjeningsdokumenter og derfor som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt (offentlighedslovens § 24, stk. 1, nr. 2).
Efter ombudsmandens opfattelse var der ekstraheringspligtige oplysninger i tre af dokumenterne. Men ombudsmanden var samtidig enig med Statsministeriet i, at oplysningerne var offentligt tilgængelige, og at der derfor alligevel ikke var pligt til ekstrahering (offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3).
Det rejste spørgsmålet om, hvor præcist myndighederne – når de anvender offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3 – skal angive det sted, hvor de pågældende oplysninger er offentligt tilgængelige. Ombudsmanden indhentede flere udtalelser herom fra Statsministeriet, og spørgsmålet blev tillige drøftet på flere møder mellem ombudsmanden og de to ministerier.
Ombudsmanden var herefter enig med Statsministeriet (og Justitsministeriet) i, at offentlighedslovens § 28, stk. 2, nr. 3, må fortolkes sådan, at henvisningen til det sted, hvor en oplysning, som i medfør af bestemmelsen ikke ekstraheres, er offentligt tilgængelig, skal være så præcis, at den, der har søgt aktindsigt, kan konstatere, hvilke konkrete oplysninger myndigheden har undladt at ekstrahere.
I den konkrete sag var en henvisning til, at oplysningerne kunne findes i dokumenter på henholdsvis 1½ side, 3½ side og 27 sider, efter ombudsmandens opfattelse ikke tilstrækkelig præcis, da journalisten ikke ved denne henvisning kunne konstatere, hvilke konkrete oplysninger Statsministeriet havde undladt at ekstrahere. Statsministeriet burde efter ombudsmandens opfattelse have henvist til de sider og afsnit, som oplysningerne indgik i.
(Sag 14/05517)