En journalist bad Statsministeriet om aktindsigt i dokumenter vedrørende den amerikanske præsidents planlagte besøg i Danmark. En del af Statsministeriets dokumenter var udvekslet inden for en styregruppe nedsat i anledning af det påtænkte præsidentbesøg.
Statsministeriet gav afslag på aktindsigt i interne dokumenter og en række dokumenter, som ministeriet anså for ministerbetjeningsdokumenter, herunder dokumenter udvekslet med kongehuset. En del af disse dokumenter angik embedsværkets rådgivning af ministre og lå således i kerneområdet for ministerbetjeningsdokumenter, mens andre indeholdt oplysninger af mere praktisk og koordinerende karakter. Ministeriet undtog desuden en række oplysninger, herunder navne på amerikanske diplomater, med henvisning til, at oplysningerne var udvekslet som led i et diplomatisk samarbejde og omfattet af en kutyme om fortrolighed. Journalisten fik udleveret et separat dokument med oplysninger, som ministeriet havde ekstraheret efter offentlighedslovens § 28.
Ombudsmanden kritiserede ikke Statsministeriets afgørelse.
Efter ombudsmandens opfattelse havde korrespondancen mellem Statsministeriet og kongehuset fundet sted som led i statsstyret med den virkning, at ministeriet og kongehuset kunne betragtes som én og samme myndighed. Ombudsmanden fandt, at udvekslingen af dokumenter var sket inden for kredsen af myndigheder i offentlighedslovens § 24, stk. 1, om ministerbetjening. Ombudsmanden udtalte endvidere, at det afgørende for bestemmelsens anvendelse er, om udvekslingen sker i en sammenhæng og på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at ministeren har behov for rådgivning og bistand vedrørende den pågældende sag.
Statsministeriets måde at gennemføre ekstrahering på gav ikke ombudsmanden anledning til bemærkninger.
(Sag nr. 19/04818)