A ansøgte Miljøstyrelsen om tilskud til et genanvendelsesprojekt. Ansøgningen blev efter nogle telefonsamtaler sat i bero på indsendelse af yderligere oplysninger om projektet. Da styrelsen ikke modtog oplysningerne, anså styrelsen ansøgningen for bortfaldet. A protesterede og hævdede, at han ikke under telefonsamtalen var blevet gjort bekendt med, at yderligere oplysninger var en forudsætning for, at ansøgningen kunne behandles. Miljøstyrelsen havde ikke taget notat om telefonsamtalerne og deres indhold.
Ombudsmanden udtalte, at offentlighedslovens § 6, stk. 1, må ses som udslag af en almindelig retsgrundsætning om, at offentlige myndigheder har pligt til at gøre notat om alle væsentlige ekspeditioner i en sag - herunder telefonsamtaler, som ikke fremgår af brevvekslingen i sagen eller af sagens øvrige dokumenter. Notatpligten er en forudsætning for gennemførelse af retten til aktindsigt, men er normalt også forudsætningen for en effektiv kontrol med, om myndigheden har handlet korrekt. (J. nr. 1988-1148-11).