En redaktør bad Sundhedsstyrelsen om aktindsigt i et elektronisk regneark som styrelsen havde udarbejdet på grundlag af indberetninger fra embedslæger i forbindelse med tilsyn med plejehjem.
Sundhedsstyrelsen afviste at give aktindsigt i regnearket med henvisning til at det var internt arbejdsmateriale. Styrelsen ville kun give aktindsigt i papirform i hver enkelt af de ca. 1.100 indberetninger.
Redaktøren klagede til Indenrigs- og Sundhedsministeriet over afslaget. Redaktøren anførte at udlevering af indberetningerne enkeltvis ville betyde et væsentligt arbejde for ham idet han i så fald selv ville skulle foretage en inddatering af oplysningerne i et regneark.
Indenrigs- og Sundhedsministeriet mente at afslaget på aktindsigt med henvisning til offentlighedslovens § 7 om undtagelse af interne dokumenter var berettiget. Ministeriet skrev at regnearket var oprettet til brug for tværgående analyse i Sundhedsstyrelsen og således blot var et værktøj til at behandle et stort antal oplysninger på en overskuelig måde.
Under ombudsmandens behandling af sagen oplyste Indenrigs- og Sundhedsministeriet at myndighederne havde overvejet, men afslået aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet.
Ombudsmanden havde ingen indvendinger imod at myndighederne havde anset regnearket for at være internt arbejdsmateriale. Med hensyn til myndighedernes afslag på meraktindsigt udtalte ombudsmanden at varetagelsen af hensynet til beskyttelse af en myndigheds interne beslutningsproces i almindelighed måtte anses for sagligt. Efter en gennemgang af regnearket konstaterede ombudsmanden imidlertid at det kun indeholdt en sammenstilling af oplysningerne i de modtagne indberetninger. Der var ikke foretaget nogen nærmere intern bearbejdning eller analyse. Efter ombudsmandens mening ville indsigt i regnearket ikke røbe oplysninger om styrelsens interne overvejelser m.v.
På den baggrund mente ombudsmanden ikke at myndighederne med rette kunne afslå meraktindsigt i regnearket af hensyn til den interne beslutningsproces. Da myndighedernes afslag på meraktindsigt ikke var begrundet i andre forhold, henstillede ombudsmanden til Indenrigs- og Sundhedsministeriet at genoptage sagen.
(J.nr. 2004-0046-401).