En borger havde bedt om aktindsigt i en borgmesters kalender for en bestemt periode. Kommunen afslog borgerens anmodning da kommunen mente at borgeren skulle præcisere hvilke konkrete aktiviteter mv. borgeren ønskede at få indsigt i. Kommunen afviste desuden borgerens ønske om at få aktindsigt i elektronisk form.
Ombudsmanden udtalte at borgmesterens kalender for en bestemt periode måtte betragtes som ét samlet dokument, og at borgeren derfor havde angivet det dokument han ønskede at få aktindsigt i. Ombudsmanden kritiserede derfor kommunens afslag på aktindsigt. Ombudsmanden udtalte desuden at det var en fejl at kommunen uden videre havde afvist borgerens ønske om at få elektronisk aktindsigt. Ombudsmanden mente at det fulgte af god forvaltningsskik at myndighederne gav aktindsigt i elektronisk form hvis det var ønsket af borgeren, hvis det ikke forsinkede aktindsigten, og hvis der ikke var konkrete omstændigheder der talte imod en elektronisk besvarelse. Kommunen burde derfor have foretaget en konkret vurdering af om der var forhold der kunne begrunde et afslag på elektronisk aktindsigt.
Ombudsmanden henstillede at kommunen genoptog sagen med henblik på at kommunen foretog en ny vurdering af anmodningen om aktindsigt, og at kommunen i den forbindelse foretog en konkret vurdering af spørgsmålet om elektronisk besvarelse af anmodningen om aktindsigt.
(J.nr. 2008-2266-401).