Ombudsmanden blev ved sin behandling af klager i arbejdsskadesager opmærksom på at ikke alle breve fra Arbejdsskadestyrelsen var underskrevet af en medarbejder.
Derfor rejste ombudsmanden en generel sag om manglende underskrift på Arbejdsskadestyrelsens breve og manglende opbevaring af brevkopier hvor det fremgår hvem der har skrevet under. Undersøgelsen er afgrænset til at angå afgørelsessager.
Ombudsmanden udtalte at retssikkerhedsmæssige, bevismæssige og ordensmæssige hensyn indebærer at en forvaltningsmyndigheds udgående breve i en afgørelsessag, herunder selve afgørelsen, skal underskrives og opbevares i autentisk kopi. I øvrigt gælder det generelt at der skal opbevares autentiske kopier i alle sager.
Mens ombudsmanden behandlede sagen, ændrede Arbejdsskadestyrelsen sit system og sine arbejdsgange så alle udgående breve – bortset fra rykkerbreve – bliver forsynet med elektronisk faksimileunderskrift, og så der bliver gemt autentiske kopier af alle udgående breve.
Ombudsmanden udtalte kritik af Arbejdsskadestyrelsens arbejdsgange før ændringen af systemet. Desuden henstillede ombudsmanden at også rykkerbreve fremover bliver forsynet med en underskrift.
(J.nr. 2004-3889-009).
Klik på linket til højre for at læse hele redegørelsen.