I forbindelse med strukturreformen blev landets 14 statsamter sammenlagt til 5 statsforvaltninger. Under arbejdet med sammenlægningerne op til 1. januar 2007 udarbejdede statsforvaltningerne i samarbejde med det daværende indenrigs- og sundhedsministerium bl.a. nye vejledende retningslinjer for kassation af statsamternes – og senere statsforvaltningernes – arkivalier. Ved behandlingen af nogle konkrete sager blev ombudsmanden opmærksom på retningslinjerne og på at statsamterne var begyndt at kassere deres sager i stort omfang i løbet af 2006. Ombudsmanden tog spørgsmålet om statsamternes og senere statsforvaltningernes kassationspraksis op til behandling af egen drift.
Af retningslinjerne fremgik det blandt andet at alle sociale sager skulle kasseres når der var gået 1 kalenderår ud over det år hvor de var oprettet. Ombudsmanden udtalte at det var en fejl når statsforvaltningerne kasserede sociale sager hvis alder var beregnet efter oprettelsesåret. Ombudsmanden støttede sig til en udtalelse i sagen fra Statens Arkiver som skrev at en sags alder skal regnes fra det år hvor den er afsluttet.
Ombudsmanden udtalte også at det som udgangspunkt ikke var tilstrækkeligt at bevare sagsakter i 1 år. Ombudsmanden gennemgik retsgrundlaget i arkivlovgivningen og konstaterede at originale sagsakter først kan kasseres når der ikke længere er et retligt eller administrativt behov for dem. Hvornår det tidspunkt indtræder, afhænger af en konkret vurdering. Efter ombudsmandens opfattelse måtte spørgsmålet ses i lyset af de til enhver tid gældende forældelsesregler. Det var kritisabelt hvis en statsforvaltning havde kasseret sager før det tidspunkt. Ombudsmanden mente dog ikke der var grundlag for at udtale kritik af statsforvaltningernes retningslinjer hvis sagsakterne kunne tilvejebringes på ny ved hjælp af landets kommuners arkiver. Det var imidlertid ombudsmandens opfattelse at ansvaret for at statsforvaltningens arkivalier blev opbevaret forsvarligt og i den fornødne periode, påhvilede statsforvaltningen og ikke kunne overlades til kommunerne.
(J.nr. 2006-3096-009).
Klik på linket til højre for at læse hele redegørelsen.