Dette notat beskriver praksis med hensyn til indsigt i oplysninger og sager hos Folketingets Ombudsmand.

1. Indsigt efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven

Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven indeholder regler om indsigt i personoplysninger (Europa-Parlamentets og Rådets forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesforordningen) og lov nr. 502 af 23. maj 2018, som ændret ved lov nr. 1784 af 28. december 2023,  om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven)).

Både databeskyttelsesforordningen og -loven gælder for Folketingets Ombudsmand.

Reglerne om indsigt findes i forordningens artikel 12 og 15 samt lovens § 22.

En person har efter disse regler ret til at få oplyst, om ombudsmanden behandler oplysninger om vedkommende. Hvis det er tilfældet, har den pågældende som udgangspunkt ret til at få udleveret de personoplysninger, der behandles, samt ret til at få information om bl.a. formålet med behandlingen og de øvrige rettigheder, herunder til at klage, som vedkommende har.

Indsigtsretten gælder dog ikke, hvis personens interesse i oplysningerne findes at burde vige for afgørende hensyn til private eller offentlige interesser. Endvidere kan oplysninger undtages fra retten til indsigt, i samme omfang som oplysninger kan undtages fra retten til egenacces, jf. § 8 i lov om offentlighed i forvaltningen (se om offentlighedsloven nedenfor under pkt. 3).

I forhold til sagsakter fra myndigheder mv., der er sendt til ombudsmanden som led i behandlingen af en sag, finder retten til indsigt ikke anvendelse på Folketingets Ombudsmands behandling af personoplysninger, jf. databeskyttelseslovens § 22, stk. 8. Om indsigt heri henvises til pkt. 5 nedenfor.

2. Aktindsigt efter forvaltningsloven

Forvaltningsloven indeholder i kapitel 4 regler om aktindsigt for parter i afgørelsessager (lovbekendtgørelse nr. 433 af 22. april 2014).

Forvaltningsloven gælder ikke for Folketingets Ombudsmand. Det skyldes, at loven ”gælder for alle dele af den offentlige forvaltning” (lovens § 1, stk. 1). Folketingets Ombudsmand er ikke en del af den offentlige forvaltning.

I praksis vil der dog som udgangspunkt blive givet aktindsigt til parter efter principperne i forvaltningsloven for så vidt angår breve til og fra Folketingets Ombudsmand samt visse oplysninger i interne arbejdsdokumenter i Folketingets Ombudsmands sager.

Om aktindsigt i sagsakter fra myndigheder mv., der er sendt til ombudsmanden som led i behandlingen af en sag, henvises til pkt. 5 nedenfor.

3. Aktindsigt efter offentlighedsloven

Offentlighedsloven indeholder regler om aktindsigt for ”enhver” (lovbekendtgørelse nr. 145 af 24. februar 2020).

Offentlighedsloven gælder ikke for Folketingets Ombudsmand. Det skyldes, at loven gælder for ”al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning” (lovens § 2). Folketingets Ombudsmand er ikke en del af den offentlige forvaltning.

I praksis har ombudsmanden etableret en ordning, hvorefter pressen og andre vil kunne få indsigt i en (allerede foreliggende) anonymiseret udgave af ombudsmandens afsluttende udtalelse i sager, som er eller påtænkes offentliggjort af ombudsmanden (på www.ombudsmanden.dk eller på anden måde). Enhver vil som udgangspunkt også – efter principperne i offentlighedsloven – kunne få indsigt i sager, hvor ombudsmandens afsluttende udtalelse ikke indeholder fortrolige oplysninger. I andre sager henvises den, der søger indsigt, som udgangspunkt til at rette henvendelse til den, der er part i ombudsmandens sag, hvis den indsigtssøgende ved, hvem parten er. Denne ordning afvejer hensynet til offentlighed over for tavshedspligten i ombudsmandslovens § 28.

Om aktindsigt i sagsakter fra myndigheder mv., der er sendt til ombudsmanden som led i behandlingen af en sag, henvises til pkt. 5 nedenfor.

4. Aktindsigt efter andre regler

Hvor en forvaltningsmyndighed mv. ville skulle afgøre spørgsmålet om indsigt efter andre regler – f.eks. efter regler i retsplejeloven, miljøoplysningsloven eller sundhedsloven – vil ombudsmanden som udgangspunkt give indsigt efter principperne i disse regler.

Om aktindsigt i sagsakter fra myndigheder mv., der er sendt til ombudsmanden som led i behandlingen af en sag, henvises til pkt. 5 nedenfor.

5. Sagsakter fra myndigheder mv.

En anmodning om indsigt i sagsakter fra myndigheder mv., der er sendt til Folketingets Ombudsmand som led i ombudsmandens behandling af en sag, vil som udgangspunkt blive sendt videre til vedkommende forvaltningsmyndighed mv. med henblik på, at myndigheden mv. kan tage stilling til anmodningen.

For så vidt angår anmodninger om indsigt i personoplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 15 følger denne fremgangsmåde af databeskyttelseslovens § 22, stk. 8. Samme fremgangsmåde følges i praksis ved andre indsigtsanmodninger, herunder anmodninger om aktindsigt efter forvaltningsloven eller offentlighedsloven, i sagsakter fra myndigheder mv., som ombudsmanden har modtaget som led i behandlingen af en sag.

Fremgangsmåden er begrundet i den særlige karakter af Folketingets Ombudsmands opgaver og kompetencer efter ombudsmandsloven med henblik på at sikre ombudsmandens prøvelsesmulighed på dette område. Borgeren ville således miste en klagemulighed til Folketingets Ombudsmand, hvis ombudsmanden traf afgørelse om aktindsigt i første instans. Samtidig ville ombudsmandens tilsyn med forvaltningen forsvinde på et både principielt og praktisk centralt område. Ombudsmanden ville desuden efter omstændighederne kunne have svært ved – som første instans – at vurdere, om en eller flere af lovgivningens undtagelser kunne være relevante i en sag.

Den anførte fremgangsmåde følges, uanset om sagsakter fra en myndighed mv. er sendt til Folketingets Ombudsmand af vedkommende myndighed, af klageren eller af andre. Det er også uden betydning, om sagsakterne er sendt til ombudsmanden i forbindelse med en klagesag, en egen drift-undersøgelse eller en tilsynssag, og om det er sket på ombudsmandens eller afsenderens foranledning.

Efter omstændighederne vil Folketingets Ombudsmand ved modtagelse af en anmodning om aktindsigt vejlede den pågældende om muligheden for selv at bede myndigheden mv. om aktindsigt.

6. Tilsynsområdet

På tilsynsområdet gælder følgende ordning:

Mens tilsynssagen er under behandling

Der kan som udgangspunkt gives aktindsigt i alle dokumenter (bortset fra oplysninger, som er tavshedsbelagte) på nær følgende:

• Det tilsynsnotat, der udarbejdes vedrørende selve besøget
• Brev- og mailudveksling med DIGNITY – Dansk Institut Mod Tortur og Institut for Menneskerettigheder
• Notater i forbindelse med tilsynsbesøget.

For så vidt angår de dokumenter, som myndighederne har sendt til ombudsmanden, kan der som udgangspunkt gives aktindsigt i materiale, som er produceret til ombudsmanden i anledning af besøget. Anmodning om aktindsigt i andet materiale vil derimod blive sendt videre til institutionen/myndigheden, eller borgeren vil – efter en konkret vurdering – blive vejledt om muligheden for selv at bede institutionen/myndigheden om aktindsigt. Se i øvrigt om sagsakter fra myndigheder mv. ovenfor i pkt. 5.

Når tilsynssagen er slut

Der kan gives aktindsigt i det materiale, der også kan gives under sagens behandling.

Herudover kan der gives aktindsigt i tilsynsnotatet – dog undtages bl.a. interne vurderinger og tavshedsbelagte oplysninger.

Der kan desuden efter en konkret vurdering gives aktindsigt i de øvrige dokumenter, der ikke gives aktindsigt i, mens sagen er under behandling. Interne vurderinger og tavshedsbelagte oplysninger mv. vil også her blive undtaget.

Hvis der gives aktindsigt, vil tilsynsnotatet først blive sendt til institutionen/myndigheden, så institutionen/myndigheden bliver bekendt med, hvad der gives aktindsigt i.

--- 

Dette notat erstatter Folketingets Ombudsmands notat af 6. november 2020 (dokument nr. 13/01916-6).

Niels Fenger