Ombudsmanden har netop afsluttet behandlingen af en konkret sag, som viser, at det kan få både uforudseelige og alvorlige følger for borgerne, når en myndighed begår en – i sig selv banal – fejljournalisering. Sagen viser også, at ny teknologi kan gøre, at fejljournaliseringer får særligt store konsekvenser.
I den konkrete sag havde Arbejdsskadestyrelsen ved en fejl journaliseret en klage over en afgørelse på en anden borgers sag. Klagen blev behandlet som en genoptagelsesanmodning på den forkerte borgers sag i både Arbejdsskadestyrelsen og Ankestyrelsen. Til gengæld blev den rigtige sag ikke behandlet i næsten et år, før fejlen blev opdaget. Desuden fik borgeren i den sag, som klagen ved en fejl var journaliseret på, kendskab til klagen og dermed også til fortrolige oplysninger om en anden person. Det skete, fordi Ankestyrelsen gav aktindsigt uden at opdage fejljournaliseringen.
I øvrigt kan parten i en arbejdsskadesag via det digitale selvbetjeningssystem på nettet ”Se sag” blive bekendt med alle breve, så snart de er journaliseret – og altså også dokumenter om andre personer, som ved en fejl er journaliseret på sagen.
”Der vil naturligvis altid ske menneskelige fejl i den offentlige forvaltning. Men det er vigtigt at være ekstra opmærksom, når små fejl kan få store konsekvenser. Og det gælder nok især, hvor man er gået over til digital sagsbehandling. Her vil der ofte være færre menneskelige filtre til at opfange eventuelle fejl”, siger Folketingets Ombudsmand, Jørgen Steen Sørensen.
Arbejdsskadestyrelsen har nu foretaget nogle procedureændringer og iværksat forskellige tiltag for at mindske risikoen for sådanne fejljournaliseringer.
På baggrund af den konkrete sag og nogle andre tilfælde, hvor der var sket fejljournaliseringer af dokumenter på andre borgeres sager, har ombudsmanden rejst en generel sag over for Beskæftigelsesministeriet om Arbejdsskadestyrelsens journalisering. Ministeriet har i den anledning iværksat forskellige undersøgelser, og ombudsmanden afventer nu en tilbagemelding fra ministeriet.
Ombudsmandens udtalelse i den konkrete sag kan ses her
Yderligere oplysninger kan fås hos kontorchef Karsten Loiborg, telefon 33 13 25 12.
SAGENS FORLØB
En borger, A, klagede over en afgørelse truffet af Arbejdsskadestyrelsen. Ved en fejl blev klagen indjournaliseret på en anden borgers, B’s, arbejdsskadesag.
Som følge af fejljournaliseringen blev A’s klage ikke behandlet af hverken Arbejdsskadestyrelsen eller Ankestyrelsen, som den skulle. Derimod blev A’s klage behandlet som en anmodning fra B, om at hendes arbejdsskadesag blev genoptaget. Det resulterede i, at Arbejdsskadestyrelsen afslog at genoptage B’s arbejdsskadesag, som A’s klage var blevet indjournaliseret på.
B klagede herefter over Arbejdsskadestyrelsens afgørelse til Ankestyrelsen, der meddelte hende afslag på at genoptage hendes arbejdsskadesag.
Efter at have modtaget afslaget bad B om aktindsigt i sin sag hos Ankestyrelsen. Da hun fik aktindsigten, kunne hun se, at A’s klage tilsyneladende var blevet behandlet som en del af hendes sag. B gjorde herefter blandt andre Ankestyrelsen og ombudsmanden opmærksom på fejljournaliseringen.
På den baggrund indledte ombudsmanden en undersøgelse af behandlingen af A’s klage.
Folketingets Ombudsmand er jurist og valgt af Folketinget til at behandle klager over offentlige myndigheder. Ombudsmanden kan kritisere og anbefale myndigheder at ændre deres afgørelser. Hvert år får ombudsmanden mellem 4.000 og 5.000 klager fra borgere, der mener, at en myndighed har begået fejl. En typisk fejl kan være en kommune eller anden myndighed, der har været for længe om at svare på et brev eller truffet en forkert afgørelse. Ombudsmanden tager også selv sager op, for eksempel efter omtale i en avis, ligesom han ofte er på inspektion i blandt andet fængsler og psykiatriske afdelinger. Cirka 85 medarbejdere er ansat ved Folketingets Ombudsmand.