Efter Folketingets Ombudsmands undersøgelse af en sag har Ankestyrelsen besluttet at iværksætte flere tiltag for at sikre, at datoangivelserne på breve fra kommunale myndigheder ikke ændres, når brevene bliver sendt videre.
I forbindelse med sin behandling af en konkret sag fra Københavns Kommune konstaterede ombudsmanden, at et af dokumenterne fra kommunen havde ændret dato til den dag, hvor Ankestyrelsen sendte det videre til ombudsmanden, i stedet for at bevare sin oprindelige dato.
Ankestyrelsen har oplyst, at kommunen ikke havde låst brevdatoen i dokumentet, og at det er styrelsens indtryk, at der er tale om en generel problemstilling, som ikke er begrænset til enkelte kommuner.
Offentlige IT-systemer skal efter de gældende regler sikre et dokuments integritet og autenticitet, herunder at dateringen af dokumentet er korrekt. En korrekt datering er bl.a. afgørende for, at klagefrister og andre tidsfrister kan blive beregnet korrekt.
Ankestyrelsen vil nu have en øget opmærksomhed på problemet og iværksætte en generel formidling til kommunerne om, at deres IT-systemer skal kunne sikre, at dokumentdatoer er låste, når et dokument er endeligt. Styrelsen vil samtidig overveje at rejse en tilsynssag over for konkrete kommuner.
”Man skal kunne stole på, at endelige dokumenter ikke ændres, og f.eks. datoangivelsen på et dokument kan have afgørende betydning for de afgørelser, der bliver truffet i borgernes sager. Jeg er tilfreds med, at Ankestyrelsen nu vil sikre, at der er opmærksomhed på problemet, og iværksætte tiltag for at modvirke systemfejl med ulåste datomarkeringer,” siger Folketingets Ombudsmand Niels Fenger.
Ombudsmanden har bedt Ankestyrelsen om at blive underrettet om styrelsens generelle formidling til kommunerne.
Læs ombudsmandens brev til Ankestyrelsen her.
Yderligere oplysninger:
Folketingets Ombudsmand Niels Fenger, 42 47 50 91
Områdechef Karsten Loiborg, 33 13 25 12
FAKTA
Det er et forvaltningsretligt krav til offentlige IT-systemer, at systemerne skal sikre dokumenters integritet og autenticitet. Når først et dokument er endeligt, må dets indhold ikke ændre sig. Det kan have afgørende betydning for bl.a. konstateringen af, om klagefrister og andre vigtige tidsfrister er overholdt. Det har også betydning for at kunne identificere et dokument, herunder i forbindelse med aktindsigt.
Kravene er omtalt i ombudsmandens overblik #13 om generelle forvaltningsretlige krav til offentlige IT-systemer og den heri omtalte praksis.