Myndigheder kan undlade at give f.eks. journalister indsigt i faktuelle oplysninger fra interne dokumenter og ministerbetjeningsdokumenter (ekstrahering), når disse oplysninger allerede er offentligt tilgængelige. Men loven kræver, at journalisten så får en præcis henvisning til, hvor oplysningerne kan findes. Journalisten skal nemlig kunne se, hvilke konkrete oplysninger myndigheden har undladt at ekstrahere.
Det fremgår af en ny udtalelse fra ombudsmanden.
”Vi har i flere sager set, at dette spørgsmål kan have stor praktisk betydning. Hvis myndigheder ikke henviser præcist til, hvor de pågældende oplysninger er offentligt tilgængelige, vil det i praksis ofte være umuligt at finde oplysningerne”, siger Folketingets Ombudsmand, Jørgen Steen Sørensen. Han mener ikke, at der her er grundlag for at fortolke den nye offentlighedslov på en måde, som i forhold til den tidligere lov indebærer en reel forringelse af retten til aktindsigt.
Upræcis henvisning i Christiania-sag
En journalist fra Information havde søgt om aktindsigt i oplysninger om den såkaldte Christiania-sag. Statsministeriet gav indsigt i en række dokumenter, men afslog at give indsigt i fire ministerbetjeningsdokumenter. Helt efter reglerne vurderede ministeriet, om der var faktuelle oplysninger, som journalisten alligevel skulle have indsigt i. Det var der, men da de allerede var offentligt tilgængelige, undlod ministeriet at ekstrahere oplysningerne – uden i øvrigt at orientere journalisten om, at oplysningerne var offentligt tilgængelige.
Under sagens behandling hos ombudsmanden oplyste Statsministeriet, at oplysningerne kunne findes i ”forhørsledelsens beretning og indstilling og pressemeddelelser udsendt af Justitsministeriet”. Dette blev senere præciseret til en bestemt pressemeddelelse og to afsnit på henholdsvis ca. 3½ side og ca. 27 sider i forhørsledelsens beretning og indstilling. Journalisten måtte altså selv prøve at finde ud af, hvilke faktuelle oplysninger det drejede sig om i dette materiale.
Efter drøftelser med ombudsmanden erklærede Statsministeriet sig enig i, at myndighedernes henvisning skal være så præcis, at det kan konstateres, hvilke konkrete oplysninger myndigheden har undladt at ekstrahere.
Justitsministeriet vil orientere de øvrige ministerier om denne fortolkning af offentlighedsloven.
Ombudsmanden har taget dette til efterretning og foretager sig ikke mere.
Se ombudsmandens udtalelse her.
Yderligere oplysninger:
Folketingets Ombudsmand, Jørgen Steen Sørensen, tlf. 20 33 97 52
Kontorchef Lisbeth Adserballe, tlf. 33 13 25 12
FAKTA
Reglen om at undlade ekstrahering
− Myndigheder kan undlade at give aktindsigt i allerede offentligt tilgængelige faktuelle oplysninger, hvis de i stedet henviser til, hvor disse oplysninger er tilgængelige. Denne ordning blev indført ved den nye offentlighedslov (§ 28, stk. 2, nr. 3).
− Reglen kommer i spil i tilfælde, hvor der er tale om ministerbetjeningsdokumenter eller interne dokumenter, men hvor myndigheden alligevel er forpligtet til at ekstrahere (udlevere) faktuelle oplysninger. Det er denne såkaldte ekstrahering, myndighederne kan undlade, hvis oplysningerne allerede er offentligt tilgængelige.
Efter den nye udtalelse fra ombudsmanden skal myndigheder, der bruger § 28, stk. 2, nr. 3, henvise præcist til, hvor oplysningerne er offentligt tilgængelige.
Retskilder
I § 23, stk. 1, og § 24 i offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) er der fastsat følgende om undtagelse af interne dokumenter fra retten til aktindsigt:
Ӥ 23. Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter. Som interne dokumenter anses
1) dokumenter, der ikke er afgivet til udenforstående,
2) dokumenter, der efter § 24, stk. 1, udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand, og
3) …
…
§ 24. Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter og oplysninger, der udveksles på et tidspunkt, hvor der er konkret grund til at antage, at en minister har eller vil få behov for embedsværkets rådgivning og bistand, mellem:
1) Et ministeriums departement og dets underordnede myndigheder.
2) Forskellige ministerier.
Stk. 2. Oplysninger om sagens faktiske grundlag m.v. er efter reglerne i §§ 28 og 29 omfattet af retten til aktindsigt efter lovens almindelige regler uanset stk. 1.
Stk. 3. … ”
Offentlighedslovens § 24, stk. 2, bestemmer således, at oplysninger om sagens faktiske grundlag mv. er omfattet af retten til aktindsigt efter lovens almindelige regler, selv om de f.eks. fremgår af et ministerbetjeningsdokument.
I offentlighedslovens § 28 er der fastsat følgende:
”§ 28. Retten til aktindsigt i dokumenter omfattet af § 23, § 24, stk. 1, § 25 og § 27, nr. 1-4, omfatter uanset disse bestemmelser oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen. Det samme gælder oplysninger om eksterne faglige vurderinger, som findes i dokumenter, der er omfattet af § 23, § 24, stk. 1, § 25 og § 27, nr. 1-3.
Stk. 2. Stk. 1 gælder ikke, i det omfang
1) det vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug,
2) de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten, eller
3) oplysningerne er offentligt tilgængelige.”