I forbindelse med ombudsmandens behandling af en sag om inddrivelse af ægtefællebidrag oplyste en kommune ombudsmanden om at kommunen havde sendt afkrævningsbreve, og at det ikke længere var muligt at rekonstruere disse breve. Ombudsmanden optog spørgsmålet om manglende mulighed for rekonstruktion af brevene til behandling af egen drift.
Ombudsmanden udtalte at kommunen ikke var berettiget til at fravælge løbende at få udskrevet kopi af de afkrævningsbreve som kommunen sendte. Det var beklageligt at kommunen havde foretaget dette fravalg.
Ombudsmanden udtalte også at kopi af afkrævningsbrevene kan kasseres når der ikke længere er et retligt eller administrativt behov for dem, dvs. når krav som følge af sagen med sikkerhed er forældet eller på grund af død med sikkerhed ikke kan rejses.
Ombudsmanden henstillede til kommunen at den iværksatte de tiltag der var nødvendige for at opfylde kravene dels om kopi af udgående afkrævningsbreve, dels om at kopi af brevene først kasseres når der ikke længere er retligt eller administrativt behov for dem.
Da Kommunedata bl.a. havde leveret det edb-program som afkrævningsbrevene blev udskrevet fra, orienterede ombudsmanden selskabet om sagen. (J.nr. 2001-3911-609).