Afgrænsning og indledende sagsbehandling af en aktindsigtsanmodning

En journalist bad det daværende Udlændingeservice om aktindsigt i myndighedens korrespondance med en privat virksomhed i perioden fra 2004 til og med 2008. Journalisten præciserede efterfølgende, at han ønskede aktindsigt i Udlændingeservices eventuelle politianmeldelse i 2008 af den private virksomhed.

Udlændingeservice kunne ikke ud fra de oplysninger, som journalisten havde givet, finde den ønskede korrespondance frem via styrelsens (daværende) elektroniske journalsystem. Journalsystemet gav således ikke mulighed for at søge på virksomhedsnavne eller politianmeldelser. Udlændingeservice afslog derfor anmodningen med henvisning til, at den ikke opfyldte identifikationskravet.

Ombudsmanden mente ikke, at der var grundlag for at kritisere Udlændingeservices afslag på aktindsigt. Han lagde vægt på, at journalistens anmodninger om aktindsigt ikke opfyldte identifikationskravet i forhold til Udlændingeservices (daværende) elektroniske journalsystem, hvor det ikke var muligt at søge på virksomhedens navn. Ombudsmanden lagde også vægt på, at ressourceforbruget ved at finde og gennemgå sagerne manuelt væsentligt ville overstige et årsværk for en medarbejder.

FOB 2011 10-1

En journalist anmodede Statsministeriet om aktindsigt i eventuelle mails ”vedrørende ministerielle anliggender”, som ministeriet havde modtaget fra statsministerens, statsministerens særlige rådgivers eller ministeriets departementschefs private mailkonti i en nærmere angivet periode.

Journalisten oplyste, at han var interesseret i at belyse brugen af private mails ved behandling af ministerielle opgaver – uanset hvilken ministeriel opgave der var tale om. Journalisten havde derfor ikke mulighed for at begrænse anmodningen til en bestemt sag eller et indholdsmæssigt tema.

Statsministeriet mente, at bestemte medarbejderes valg af kommunikationskanal i intern korrespondance om ministerielle anliggender ikke i sig selv kunne anses for at være et tema i offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 2’s forstand.

Ombudsmanden var enig i, at journalistens anmodning som det klare udgangspunkt ikke opfyldte temakravet. Det skyldtes, at anmodningen ikke indeholdt en nærmere angivelse af et tema for de mails, som journalisten var interesseret i.

Spørgsmålet var herefter, om der var tale om et ”helt særligt tilfælde”, som beskrevet i betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, hvor brevveksling i sig selv vil kunne anses for et tema for anmodningen.

Ombudsmanden fandt ikke grundlag for at tilsidesætte Statsministeriets vurdering af, at der ikke var tale om et sådant helt særligt tilfælde. Ombudsmanden lagde vægt på, at det talte for en snæver forståelse af forbeholdet om ”helt særlige tilfælde”, at det ikke var nærmere omtalt i bemærkningerne til forslaget til offentlighedsloven, men kun i form af en generel henvisning til betænkningen. Det talte også for en snæver forståelse af forbeholdet, at det ellers i praksis kunne vise sig vanskeligt at fastholde det grundlæggende krav om angivelse af et tema, som bestemmelsen i § 9, stk. 1, nr. 2, bygger på.

FOB 2018-24

Transport- og Boligministeriet afslog tre aktindsigtsanmodninger fra en journalist, fordi temakravet ifølge ministeriet ikke var opfyldt.

Journalisten havde i den ene anmodning bedt om aktindsigt i en liste over dokumenter fra en cirka tre-årig periode, som var ”forelagt for regeringens økonomiudvalg”. Denne afgrænsning angav ifølge ombudsmanden navnlig en proces eller et processkridt for de ønskede dokumenter, uden at angivelsen i sig selv sagde noget nærmere om dokumenternes indhold. Ombudsmanden kunne derfor ikke kritisere ministeriets vurdering af, at temakravet ikke var opfyldt.

I de to andre anmodninger havde journalisten bedt om aktindsigt i henvendelser fra ministeriets departementschef og pressechef til udenforstående modtagere om modtagerens – eller modtagerens medarbejderes – ”medvirken i mediedækning”, f.eks. tv, radio eller nyhedsartikler. Disse anmodninger opfyldte efter ombudsmandens opfattelse temakravet, idet de angav andet og mere end blot mediedækning som en proces og således var afgrænsede til nærmere angivne medarbejderes henvendelser til udenforstående personer – eller disse personers arbejdsplads – på grund af deres udtalelser eller mulige fremtidige udtalelser til pressen.

FOB 2020-22

En journalist bad Udenrigsministeriet om aktindsigt i dokumenter ”med omtale af Afghanistan” sendt til og fra ministeriet eller godkendt af to personer i ministeriet. Endvidere bad journalisten om aktindsigt i dokumenter ”vedr. Afghanistan” sendt fra DANATO (Danmarks Faste Repræsentation ved NATO) til Udenrigsministeriet. Ansøgningerne var afgrænset til en periode på tre måneder.

Udenrigsministeriet afslog anmodningen med henvisning til, at temakravet ikke var opfyldt.

Ombudsmanden udtalte, at angivelsen af et land som eneste indholdsmæssige indskrænkning af en aktindsigtsanmodning ikke bevirkede, at anmodningen blev begrænset til oplysninger med et reelt indholdsmæssigt fællesskab. En sådan afgrænsning kunne således omfatte oplysninger om vidt forskellige forhold. Det gjaldt navnlig, når aktindsigtsanmodningen som i den foreliggende sag var rettet mod en myndighed, der på grund af sit ressortområde kunne forventes at være i besiddelse af ganske forskelligartede typer oplysninger vedrørende det pågældende land.

Ombudsmanden var på den baggrund enig med Udenrigsministeriet i, at emnet ”Afghanistan” var for bredt og overordnet til at opfylde temakravet.

FOB 2022-2

Statsministeriet afslog en borgers anmodning om aktindsigt i korrespondance mellem ministeriet og øvrige myndigheder om ”sager ved domstolene”. Anmodningen omfattede oplysninger om meget forskelligartede typer af retssager og var ikke afgrænset til retssager, hvor ministeriet eller det offentlige i øvrigt var eller havde været part eller på anden måde involveret.

Ombudsmanden var enig med ministeriet i, at anmodningen ikke opfyldte temakravet, idet den ikke var afgrænset til oplysninger med et reelt indholdsmæssigt fællesskab.

 FOB 2024-3

En journalist havde bedt om aktindsigt hos It-tilsynet og fik bl.a. udleveret lister over akter, som tilsynet havde fremsøgt, men ikke anset for omfattet af anmodningen. Journalisten bad herefter om aktindsigt i de akter på aktlisterne, som tilsynet ikke havde udleveret. Det afslog It-tilsynet med henvisning til bl.a., at temaet ikke var angivet, og at journalisten alene havde fået kendskab til akterne gennem de udleverede aktlister.

Ombudsmanden mente ikke, at anmodningen kunne afslås med henvisning til temakravet. Han henviste navnlig til forarbejderne til offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 2, hvoraf det fremgår, at angivelse af en konkret sags journalnummer vil være tilstrækkeligt til, at myndigheden ikke kan afslå at behandle anmodningen.

Ombudsmanden mente endvidere ikke, at der i begrundelsen for et afslag på at behandle en anmodning om aktindsigt kan lægges vægt på, hvordan ansøgeren er blevet bekendt med de oplysninger, som ligger til grund for, at ansøgeren kan opfylde offentlighedslovens krav til identifikation og tema.

FOB 2024-13

En journalist havde anmodet Industrialiseringsfonden for Udviklingslandene (IFU) om aktindsigt i fondens ”sager om svindel, bedrageri, tyveri, korruption og underslæb med offentlige midler eller i projekter som IFU er bekendt med siden 2004”.

IFU afviste anmodningen om aktindsigt med henvisning til, at de dokumenter, journalisten bad om aktindsigt i, ikke var tilstrækkelig identificerede. Ombudsmanden kunne ikke kritisere IFU’s vurdering af, at anmodningen ikke opfyldte identitetskravet.

Ombudsmanden kritiserede dog, at IFU ikke havde indledt en dialog med journalisten om, hvordan anmodningen om aktindsigt kunne afgrænses, så det eventuelt ved en elektronisk søgning eller ved medarbejdernes umiddelbare erindringer ville være muligt – uden væsentligt administrativt besvær – at finde frem til nogle af de dokumenter, der var anmodet om aktindsigt i. Det burde efter ombudsmandens opfattelse være sket dels i lyset af IFU’s vejledningsforpligtelse efter forvaltningslovens § 7, stk. 1, dels som led i vurderingen af, om der kunne meddeles meroffentlighed.

FOB 2009 17-2

Transport- og Boligministeriet afslog en journalists anmodninger om aktindsigt, fordi temakravet ikke var opfyldt.

Ombudsmanden udtalte bl.a., at han var enig med ministeriet i, at omfanget af myndigheders vejledningspligt beror på en konkret vurdering.

Til forskel fra ministeriet mente ombudsmanden, at offentlighedslovens regler ikke generelt er så utvetydige, at vejledningspligten om loven af den årsag indsnævres. Ombudsmanden bemærkede desuden, at offentlighedsloven bygger på, at der kan være særlig grund til at vejlede, når anmodningen om aktindsigt fremsættes af medier.

FOB 2020-22

Den Nationale Klageinstans mod Mobning afslog at give en journalist aktindsigt i oplysninger fra konkrete klagesager om mobning.

Det stod ikke klart, om journalisten og klageinstansen havde samme opfattelse af, hvad aktindsigtsanmodningen omfattede. Da anmodningen om aktindsigt er central for en aktindsigtssag, burde klageinstansen efter ombudsmandens opfattelse have søgt dialog med journalisten.

Sagen er nærmere omtalt i afsnit 5.

FOB 2020-17

En journalist bad Finansministeriet om aktindsigt i ”alt” vedrørende en bestemt nyhedsartikel, hvori det var omtalt, at den daværende regering i 2015 angiveligt havde planer om at bygge en mur ved den dansk-tyske grænse. I artiklen var bl.a. også flygtninge- og migrantsituationen i 2015 og grænsekontrollen, som blev indført i januar 2016, omtalt.

Ministeriet havde lagt til grund, at anmodningen kun vedrørte materiale om fysisk lukning af den dansk-tyske grænse. Ombudsmanden mente, at ministeriets fremgangsmåde i sagen havde resulteret i en for snæver afgrænsning af journalistens aktindsigtsanmodning.

Ombudsmanden udtalte, at ministeriet enten burde have anlagt en bredere forståelse af anmodningen eller have kontaktet journalisten for at få afklaret, om ministeriet havde forstået anmodningen korrekt. Alternativt burde ministeriet tydeligt have beskrevet i afgørelsen, hvordan ministeriet havde afgrænset anmodningen. Det havde givet journalisten mulighed for at vurdere, om han havde grund til at vende tilbage med en ny, supplerende anmodning.

FOB 2020-10

En journalist bad Justitsministeriet om aktindsigt i en rapport fra en tværministeriel arbejdsgruppe om eftersyn af kontrolbestemmelser. Anmodningen var dateret 30. maj 2018.

Justitsministeriet svarede, at ministeriet havde forstået henvendelsen som en anmodning om aktindsigt i arbejdsgruppens endelige rapport, og oplyste, at arbejdsgruppen endnu ikke havde afsluttet sit arbejde. Der forelå derfor ikke en endelig rapport.

I en klage til ombudsmanden oplyste journalisten, at han på anden vis var kommet i besiddelse af en rapport fra arbejdsgruppen, som var dateret 2. marts 2018, og som ifølge forsiden var en ”endelig rapport”.

Justitsministeriet oplyste til ombudsmanden, at arbejdsgruppens anvendelse af betegnelsen ”endelig rapport” var misvisen­de, fordi der var tale om et udkast, som oprindelig skulle have været behandlet på et møde i regeringens økonomiudvalg den 21. marts 2018.

Ombudsmanden mente, at Justitsministeriet havde foretaget en for snæver afgrænsning af journalistens anmodning om aktindsigt. Det ville have været naturligt og relevant, at Justitsministeriet havde vejledt journalisten om, at ministeriet var i besiddelse af den nævnte rapport/udkast til rapport fra arbejdsgruppen. På den måde var det blevet afklaret, om journalisten ønskede aktindsigt i dokumentet.

Ombudsmanden henviste til vejledningspligten i forvaltningslovens § 7 og til, at det er forudsat i offentlighedslovens forarbejder, at der kan være særlig grund til at vejlede, når medier søger om aktindsigt.

FOB 2019-19

En borger bad Medarbejder- og Kompetencestyrelsen om aktindsigt i ”sagerne om disciplinære sanktioner” i anledning af Minkkommissionens beretning. Borgeren skrev desuden, at han var interesseret i ”interne dokumenter, interne faglige vurderinger, notater og eksterne faglige vurderinger og notater og lign. (…)”.

Efter Medarbejder- og Kompetencestyrelsens opfattelse omfattede anmodningen kun dokumenter, der indgik i konkrete disciplinærsager, men ikke dokumenter, som indgik i andre, herunder generelle, sager. Styrelsen mente desuden, at anmodningen var begrænset til ”interne dokumenter indeholdende de interne faglige vurderinger, notater mv.”.

Efter ombudsmandens opfattelse måtte anmodningen naturligt forstås således, at den også omfattede dokumenter, der indgik i andre, herunder generelle, sager i styrelsen, samt eventuelle interne dokumenter, der ikke indeholdt interne faglige vurderinger.

Ombudsmanden henstillede på den baggrund til Medarbejder- og Kompetencestyrelsen at genoptage sagen og træffe en ny afgørelse.

FOB 2024-15

En journalist bad Forsvarsministeriet om aktindsigt i en ”anmodning om en udtalelse” fra ministeriet til Forsvarets Efterretningstjeneste, som var omtalt i efterretningstjenestens udtalelse og nævnt i en pressemeddelelse.

Ministeriet svarede journalisten, at ministeriet ikke var i besiddelse af dokumenter omfattet af anmodningen.

Ombudsmandens undersøgelse viste, at det var en bestemt mail, som efterretningstjenesten havde omtalt som en ”anmodning om en udtalelse”, men at mailen efter ministeriets opfattelse ikke indeholdt en sådan anmodning.

Ombudsmanden mente, at der ikke med rimelighed kunne være tvivl om, at journalistens anmodning om aktindsigt omfattede den pågældende mail, uanset at mailen efter ministeriets opfattelse havde et andet indhold end angivet af efterretningstjenesten. Han henstillede derfor til ministeriet at genoptage sagen og træffe en ny afgørelse.

FOB 2024-2

En journalist anmodede om aktindsigt i oplysninger om Udlændingestyrelsens revurdering af en udlændings plads på den nationale sanktionsliste over religiøse forkyndere. Udlændinge- og Integrationsministeret gav journalisten delvist afslag.

Ombudsmanden mente, at Udlændinge- og Integrationsministeriet havde beskrevet indholdet af et af sagens dokumenter på en misvisende måde og derved undladt at forholde sig til, om journalisten havde ret til aktindsigt i dokumentet. Derudover var ministeriets afgørelse egnet til at give et forkert billede af, hvad ministeriet havde forholdt sig til i relation til to andre dokumenter. Afgørelsen efterlod det indtryk, at ministeriet havde forholdt sig til de to dokumenter i deres helhed, selv om ministeriet rent faktisk kun havde forholdt sig til visse af oplysningerne i dokumenterne.

Ombudsmanden mente desuden, at ministeriets fremgangsmåde i sagen havde resulteret i, at afgrænsningen af journalistens anmodning var blevet for snæver. Ministeriet burde enten have anlagt en bredere forståelse af anmodningen eller kontaktet journalisten for at få afklaret, om ministeriet havde forstået anmodningen korrekt. Alternativt burde ministeriet i sin afgørelse tydeligt have beskrevet afgrænsningen af anmodningen. Det ville have givet journalisten mulighed for at vurdere, om der var anledning til at vende tilbage med en ny, supplerende anmodning.

FOB 2020-9

En journalist bad Udlændinge- og Integrationsministeriet om aktindsigt i ”alle dokumenter om en mulig dansk asylfacilitet i Rwanda”. Journalisten skrev, at han ”søg[te] lige fra de indledende forberedelser og henover møder, samtaler, brevudveksling mv. til eventuelle aftaleudkast og eventuel egentlig aftale”.

Ministeriet fortolkede aktindsigtsanmodningen, så den kun vedrørte eventuelle oplysninger om forholdsvis konkretiserede forberedelser og drøftelser mv. med Rwanda. Ud fra den afgrænsning fandt ministeriet ingen dokumenter, som var omfattet af anmodningen. 

Ombudsmanden mente, at der ikke med rimelighed kunne være tvivl om, at ministeriets afgrænsning var for snæver i forhold til, hvordan anmodningen naturligt måtte forstås. Han kritiserede derfor afgrænsningen. Det kunne ikke ændre vurderingen, at ministeriet havde beskrevet sin afgrænsning i afgørelsen.

FOB 2021-32

En journalist bad Statsministeriet om aktindsigt i sms-beskeder fra europæiske regeringsledere mv., som statsministeren havde henvist til, den aften hvor der var folkeafstemning om afskaffelse af det danske forsvarsforbehold, og hvor hun om reaktioner på valgresultatet udtalte: ”SMS’erne tikker ind fra kollegerne rundt i Europa, som er glade på vores alle sammens vegne.”

Statsministeriet skrev i afgørelsen, at ministeriet havde forstået, at journalisten bad om aktindsigt i sms-beskeder, som statsministeren havde modtaget fra europæiske regeringsledere mv. vedrørende resultatet af afstemningen. Ministeriet udleverede en aktliste med en oversigt over ti sms-beskeder med angivelse af datoen for modtagelse af beskederne, men afviste at give aktindsigt i indholdet af beskederne og oplyste heller ikke, hvornår på dagen de var modtaget. Statsministeriet oplyste efterfølgende til ombudsmanden, at ministeriet havde afgrænset anmodningen sådan, at den omfattede alle sms-beskeder fra regeringsledere, der handlede om resultatet af folkeafstemningen, herunder det forventede resultat – og dermed også beskeder, der var modtaget tidligere på valgdagen, og som gav udtryk for forventningen til afstemningen, men ikke havde karakter af en reaktion på valgresultatet.

Ombudsmanden udtalte, at det ikke i sig selv var problematisk, at ministeriets afgrænsning var bredere, end hvordan journalistens anmodning naturligt måtte forstås. Men når ministeriet ikke udleverede selve beskederne og heller ikke angav, hvornår de enkelte beskeder var modtaget, indebar Statsministeriets afgrænsning af anmodningen i kombination med ministeriets beskrivelse af afgrænsningen, at journalisten ikke fik et dækkende og retvisende billede i forhold til den information, han havde bedt om. Det mente ombudsmanden var kritisabelt.

FOB 2022-32

En journalist havde anmodet Justitsministeriet om aktindsigt i interne faglige vurderinger af lovligheden af den danske grænsekontrol.

Som følge af anmodningens tværgående karakter havde ministeriet udfordringer med at fremsøge de relevante akter, og der var derfor risiko for, at ministeriet ikke havde identificeret det fulde materiale.

Ombudsmanden kunne ikke kritisere ministeriets fremgangsmåde ved identifikation af materialet, men mente, at ministeriet burde have oplyst journalisten om udfordringerne. Det ville have givet journalisten mulighed for at tilpasse sin anmodning eller vurdere, om der var anledning til at vende tilbage med en ny anmodning.

FOB 2023-36

En sag om afslag på aktindsigt til en journalist rejste spørgsmål om myndighedens fremgangsmåde ved behandlingen af aktindsigtsanmodningen. Journalisten havde søgt Den Nationale Klageinstans mod Mobning om aktindsigt i oplysninger fra konkrete klagesager om mobning mv. Anmodningen var fremsat telefonisk.

Ombudsmanden udtalte bl.a., at klageinstansen burde have skrevet et fyldestgørende notat om journalistens telefoniske aktindsigtsanmodning, herunder journalistens nærmere ønsker. Klageinstansen burde også have søgt yderligere dialog med journalisten for bedre at forstå, præcis hvilke oplysninger journalisten ønskede aktindsigt i.     

Klageinstansen havde ikke vurderet ansøgerens ret til aktindsigt i konkrete dokumenter mv., men havde i stedet foretaget en overordnet vurdering af ansøgerens ret til aktindsigt ud fra karakteren af indholdet af visse sædvanlige dokumenttyper (f.eks. klager, lokale afgørelser, partshøringssvar mv.).

Ombudsmanden udtalte, at det klare udgangspunkt må være, at behandlingen af en aktindsigtssag skal ske på grundlag af en afgrænsning af anmodningen til at omfatte nærmere bestemte sager, dokumenter og oplysninger. I forlængelse heraf må et helt eller delvist afslag på at give aktindsigt i dokumenter eller oplysninger i almindelighed bygge på en konkret vurdering af dokumenterne mv. Vurderingen forudsætter normalt en gennemgang af de enkelte dokumenter mv., der gives afslag på aktindsigt i.

Det var derfor en utilstrækkelig fremgangsmåde, at klageinstansens afslag på aktindsigt byggede på en overordnet vurdering af karakteren af visse sædvanlige dokumenttyper, uden at klageinstansen havde gennemgået de enkelte dokumenter (og oplysningerne i dem), som var omfattet af anmodningen om aktindsigt.

FOB 2020-17