En række medier har skrevet at Folketingets Ombudsmand kræver at offentlige myndigheder sætter håndskrevne underskrifter på elektroniske breve. At myndighederne dermed skal udskrive breve, underskrive dem i hånden, indscanne dem og sende dem elektronisk.
Det er imidlertid helt forkert.
”For to år siden udtalte jeg mig om hvordan myndigheder bør underskrive fysiske breve der sendes med postvæsenet. Men selv når det gælder fysiske breve, er der ikke krav om at man skal underskrive i hånden. Der er altså på alle måder tale om en misforståelse,” siger Hans Gammeltoft-Hansen, der især ærgrer sig fordi han tidligere har forsøgt at rette op på misforståelsen.
Ombudsmanden har ikke skabt underskriftskravet
Breve i sager hvor en myndighed træffer afgørelse, skal være underskrevet med et navn. Det krav følger af cirkulærer fra Statsministeriet helt tilbage til 1922 og af domspraksis, og det er også accepteret i lovgivningspraksis. Det er der en række retssikkerhedsmæssige grunde til. Men det er ikke ombudsmandens beslutning.
Ombudsmanden har alene udtalt sig om hvordan fysiske breve (altså breve der sendes med postvæsenet) skal underskrives. Det skete i en konkret sag i foråret 2008. Heraf fremgår det at der ikke nødvendigvis behøver at være blæk på papiret, eller med andre ord en håndskrevet ’krussedulle’. Et stempel med en underskrift er godt nok. Ligesom det også er i orden at myndigheden ved hjælp af tekstbehandlingsprogrammet gengiver den håndskrevne underskrift i brevet, inden det udskrives og sendes med posten.
Ombudsmanden har aldrig udtalt sig om hvordan underskriftskravet kan opfyldes i en rent elektronisk løsning hvor myndighederne altså sender deres breve elektronisk. Han har derimod i flere omgange understreget at han først kan udtale sig om det spørgsmål i forbindelse med en konkret sag.
Yderligere oplysninger kan fås hos ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen på mobil nr. 40 43 45 43 eller hos kontorchef Karsten Loiborg på mobil nr. 33 13 25 12.
LINKS
Brev til KL (Den 1. november 2010 skrev ombudsmanden til Kommunernes Landsforening om misforståelse af ombudsmandens udtalelse om underskriftskrav.)
Breve fra myndigheder skal være underskrevet (Nyhed om udtalelse vedrørende fysiske breve. Samt link til hele sagen.)
Folketingets Ombudsmand er jurist og valgt af Folketinget til at behandle klager over offentlige myndigheder. Ombudsmanden kan kritisere og anbefale myndigheder at ændre deres afgørelser. Hvert år får ombudsmanden omkring 4000 klager fra borgere der mener at en myndighed har begået fejl. En typisk fejl kan være en kommune eller anden myndighed der har været for længe om at svare på et brev eller truffet en forkert afgørelse. Ombudsmanden tager også selv sager op, for eksempel efter omtale i en avis, ligesom han ofte er på inspektion i blandt andet fængsler og psykiatriske hospitaler. Cirka 85 medarbejdere er ansat ved Folketingets Ombudsmand.
Det færøske Lagting har også valgt en ombudsmand. Lagtingets Ombudsmand behandler sager som angår de færøske hjemmestyremyndigheder, men ikke sager der angår rigsmyndighederne.