Når myndighederne sender afgørelser elektronisk bør myndighederne være opmærksomme på hvilket filformat afgørelserne sendes i. Det konkluderer ombudsmanden efter at have undersøgt en sag hvor to afgørelser var sendt som word-filer.
Brugen af word-filer betød dels at afgørelserne ændrede datering hver gang dokumenterne blev åbnet, dels at dokumenternes indhold efter at være blevet åbnet uden videre kunne ændres.
Afgørelserne i sagen kunne eventuelt være sendt som pdf-filer eller eventuelt som billedfiler i et anerkendt format, eksempelvis som tiff-filer.
Ankestyrelsen, der havde sendt afgørelserne, beklagede umiddelbart at afgørelserne var sendt som word-filer. ”Sagen viser at myndighederne bør sikre sig at de medarbejdere der sender breve til borgerne elektronisk på forhånd er instrueret i hvordan dette gøres på en tilstrækkelig sikker måde.” siger ombudsmand Hans Gammeltoft-Hansen.
Sagen illustrerer endnu et forhold som forvaltningsmyndighederne bør være opmærksomme på ved brugen af IT. Den føjer sig dermed til en lang række tidligere ombudsmandssager om anvendelsen af IT i det offentlige der er omtalt i notatet ”Forvaltningsretlige krav til det offentliges IT-løsninger” der ligger på ombudsmandens hjemmeside. Notatet er samtidig opdateret med en omtale af denne sag.
Yderligere oplysninger kan fås på tlf.nr. 33 13 25 12 hos kontorchef Karsten Loiborg eller hos fuldmægtig Lise Puggaard.
Folketingets Ombudsmand er jurist og valgt af Folketinget til at behandle klager over offentlige myndigheder. Ombudsmanden kan kritisere og anbefale myndigheder at ændre deres afgørelser. Hvert år får ombudsmanden omkring 4000 klager fra borgere der mener at en myndighed har begået fejl. En typisk fejl kan være en kommune eller anden myndighed der har været for længe om at svare på et brev eller truffet en forkert afgørelse. Ombudsmanden tager også selv sager op, for eksempel efter omtale i en avis, ligesom han ofte er på inspektion i blandt andet fængsler og psykiatriske hospitaler. Cirka 85 medarbejdere er ansat ved Folketingets Ombudsmand.